SISTEMA INTERNO DE INFORMAÇÕES - CAIXA POSTAL CONFIDENCIAL

1.- Objeto

Definir as funções do Sistema Interno de Informações (Caixa Postal Confidencial) do Grupo Planeta e informar os funcionários, diretores, fornecedores, terceirizados e clientes do Grupo e, em geral, qualquer terceiro interessado, sobre seu funcionamento e importância, com o objetivo de cumprir as normas que se aplicam a ele no que diz respeito à Proteção de Pessoas que denunciam violações de normas e à luta contra a corrupção, para que eles informem imediatamente o Responsável pelo Sistema quando suspeitarem da ocorrência ou possibilidade de ocorrência de qualquer tipo de infração penal ou administrativa grave ou muito grave, qualquer ação ou omissão que possa constituir uma violação da legislação da União Europeia ou qualquer violação do Código de Ética do Grupo.

2.- Princípios gerais

O Grupo Planeta exige que seus funcionários, gerentes, colaboradores, fornecedores e clientes cooperem ativamente quando tiverem suspeitas ou conhecimento de qualquer tipo de crime, infração, fraude ou corrupção, bem como o descumprimento ou supostas irregularidades na aplicação do Código de Ética no âmbito de sua relação com o Grupo Planeta.

A Caixa Postal Confidencial é o canal preferencial para a denúncia de infrações penais, administrativas graves ou muito graves, violações da legislação da União Europeia e/ou violações ou supostas irregularidades na aplicação do Código de Ética, bem como para a denúncia de qualquer outra conduta que possa constituir fraude e/ou crime, com total confidencialidade, proporcionando proteção adequada ao denunciante contra retaliações.

Quando suspeitar que uma fraude ou um delito está ocorrendo ou pode ocorrer, você deve informar imediatamente o Responsável pelo Sistema Internos de Informações do Grupo por meio da Caixa Postal Confidencial, sem discutir o assunto com qualquer pessoa próxima e sem conduzir qualquer investigação por conta própria. Os fatos devem ser comunicados prontamente para facilitar a resolução adequada.

Todas as comunicações recebidas têm a garantia de serem investigadas, bem como de total confidencialidade e anonimato para a pessoa que fornece as informações.

O Responsável pelo Sistema Interno de Informações é o Comitê de Ética do Grupo Planeta. Esse comitê é composto pelo Conselheiro- Secretário Geral do Grupo Planeta, pelo Diretor de Auditoria Interna Corporativa e pelo Diretor de Recursos Humanos Corporativo. Além disso, a pessoa que ocupa o cargo de Diretor de Auditoria Interna Corporativa é designada como o gestor responsável pelo Sistema Interno de Informação. Dependendo dos fatos relatados, o Comitê designará os profissionais relevantes para realizar a verificação dos fatos, os quais estarão sujeitos às mesmas regras de confidencialidade.

Os canais de comunicação com o Comitê de Ética são os seguintes:

  • Intranet: “Escritório de Boas Práticas / Caixa Postal Confidencial”.
  • Endereço de e-mail: canal@grupoplaneta.info
  • Caixa Postal: 14036 (08080 - Barcelona)
  • Pessoalmente e/ou por telefone: Auditoria Interna Corporativa; 93-4928333

3.- Procedimento

As características e o esquema operacional do Sistema Interno de Informações (Caixa Postal Confidencial) são os seguintes:

  • Somente condutas irregulares em relação ao Código de Ética, a prática de delitos ou fraudes, infrações penais ou administrativas graves ou muito graves e violações da legislação da União Europeia devem ser relatadas por meio da Caixa Postal Confidencial.
  • É garantido que todas as comunicações recebidas, com ou sem identificação do denunciante, serão investigadas. Sempre que possível, recomenda-se que informações complementares sejam fornecidas como evidência do evento denunciado.
  • Se a notificação for nominativa, o denunciante deverá ser informado de que sua denúncia está sendo investigada. No caso de notificações anônimas, a reclamação será investigada com a mesma diligência.
  • As comunicações podem ser feitas por escrito por meio da Caixa Postal e/ou verbalmente diretamente ao Responsável pelo Sistema (pessoalmente ou por telefone). As comunicações verbais devem ser devidamente documentadas (por gravação ou transcrição), na forma escolhida pelo denunciante, com seu consentimento prévio. O denunciante também pode entrar em contato diretamente com o Canal Externo de Informações (Autoridade Independente de Proteção ao Denunciante), sem antes entrar em contato com o Responsável pelo Sistema. As Autoridades Independentes responsáveis pela proteção dos denunciantes estão detalhadas no Anexo I.
  • Todas as comunicações devem ser tratadas como estritamente confidenciais e devem ser protegidas, com medidas técnicas e organizacionais apropriadas para preservar a identidade dos informantes que fazem uso do Sistema Interno de Informações, bem como para preservar a identidade de qualquer terceiro mencionado na comunicação, e não podem ser conhecidas por pessoas que não sejam o Responsável pelo Sistema e os especialistas designados por ele para investigar os fatos comunicados, na medida em que essa identificação seja essencial.
  • Após o recebimento da comunicação e em um prazo máximo de sete dias corridos a partir do recebimento, deve-se acusar o recebimento do denunciante e o Responsável pelo Sistema deve responder às ações investigativas em um prazo de três meses a partir da expiração do período de sete dias corridos após a comunicação, exceto em casos de complexidade que exijam uma extensão do período, caso em que este poderá ser estendido por um máximo de mais três meses. Após a conclusão da investigação de um evento denunciado, o Responsável pelo Sistema emitirá um relatório das conclusões. Se for constatado que houve irregularidades, serão tomadas as medidas adequadas.
  • No que diz respeito ao armazenamento de dados pessoais na Caixa Postal Confidencial, eles serão mantidos apenas pelo tempo necessário para decidir se deve ser iniciada uma investigação sobre os fatos comunicados e, em qualquer caso, por um período máximo de três (3) meses a partir da data de envio do aviso de recebimento ou, se não tivermos confirmado o recebimento, por um período máximo de três (3) meses a partir dos sete (7) dias corridos seguintes à data em que a comunicação foi enviada. Se, três (3) meses após o recebimento da comunicação, nenhuma investigação tiver sido iniciada, os dados serão excluídos do sistema interno de informações, a menos que sejam mantidos como prova do funcionamento adequado do sistema, caso em que serão anonimizados, sem que a obrigação de bloqueio seja aplicável.
  • Se dentro desse período de três (3) meses for decidido iniciar uma investigação, os dados serão mantidos fora da Caixa Postal eletrônica: canal@grupoplaneta.info e dentro do Sistema Interno de Informações do Grupo Planeta criado para esse fim durante o tempo que durar a investigação dos fatos. Caso a investigação resulte na adoção de determinadas medidas contra as pessoas investigadas, os dados serão retidos durante o período do processo judicial.
  • Os dados pessoais das comunicações admitidas para processamento serão mantidos bloqueados no Sistema Interno de Informações enquanto durar a investigação e, em geral, para as seguintes finalidades:
    • Até um prazo máximo de dez (10) anos em conformidade com as disposições da Lei de Proteção ao Denunciante.
    • Quando o fato relatado constituir um delito ou infração administrativa durante o período de prescrição de crimes e sanções administrativas estabelecido nas leis aplicáveis a cada caso.
  • Não obstante o que foi mencionado no parágrafo anterior, informamos que excluiremos imediatamente os dados do Sistema Interno de Informações, sem qualquer obrigação de bloqueá-los, em qualquer um dos seguintes casos:
    • Se for estabelecido que as informações fornecidas ou parte delas não são verdadeiras, a menos que a falta de veracidade constitua um delito penal, caso em que os dados deverão ser mantidos pelo tempo necessário para a duração do processo judicial.
    • Se tiverem sido comunicados dados pessoais que não sejam necessários para fins de conhecimento e investigação das ações ou omissões dentro do escopo desse canal de comunicação, incluindo categorias especiais de dados. Nesse último caso, eles serão excluídos imediatamente, sem registro e processamento.
  • Todas as comunicações feitas por meio do Sistema de Informações Internas serão armazenadas, juntamente com as investigações realizadas e seus resultados, em um registro de comunicações anônimas do Grupo Planeta. Essa informação será mantida estritamente confidencial e será retida por um período máximo de dez anos.
  • Além disso, um relatório periódico sobre a atividade da Caixa Postal Confidencial, sem identificar os denunciantes, deverá ser apresentado ao Comitê Executivo do Grupo.
  • O Grupo Planeta promove a cultura de denúncias internas e concede proteção total contra represálias aos denunciantes, bem como a preservação de sua identidade e a confidencialidade dos fatos e dados do procedimento.

4.- Tratamento dos dados obtidos

Em conformidade com a legislação vigente sobre proteção de dados, a Política de Privacidade correspondente ao tratamento dos dados pessoais obtidos e/ou gerados pelas informações recebidas por meio da Caixa Postal Confidencial é detalhada a seguir:

POLÍTICA DE PRIVACIDADE

Os dados pessoais que você nos fornecer serão processados pela PLANETA CORPORACIÓN, S.R.L., com número de identificação fiscal B61441127 e endereço em calle Juan Ignacio Luca de Tena, 17, 28027 Madri, como responsável e gestora do Sistema Interno de Informações do Grupo Planeta. Caso as informações fornecidas digam respeito a qualquer uma das empresas que fazem parte do Grupo Planeta, seus dados poderão ser comunicados a essa empresa para que sejam realizados os procedimentos adequados em relação ao assunto comunicado.

Também informamos que os dados poderão ser processados com a finalidade de resolver sua consulta, receber e gerenciar as reclamações ou alertas comunicados e, se for o caso, realizar a investigação correspondente, bem como oferecer a você as garantias estabelecidas na Política do Sistema Interno de Informações. Além disso, também podemos tratar os dados com a finalidade de comprovar o funcionamento adequado de nosso Modelo de Conformidade e para a defesa dos direitos da empresa.

Finalidade

Descrição da finalidade e da base da legitimidade

Base da legitimidade

Resolver solicitações

Trataremos os dados para responder a solicitações feitas em relação à operação e ao gerenciamento do Sistema Interno de Informações e/ou ao modelo de conformidade.

Interesse legítimo

Recebimento e processamento da denúncia ou alerta que você nos comunicar.

Trataremos os dados para receber denúncias, decidir se devemos ou não iniciar uma investigação das denúncias recebidas e também para conduzir a investigação relevante dos fatos denunciados, proteger o denunciante contra retaliação, tomar, se necessário, medidas corretivas adequadas e, se necessário, iniciar uma ação legal contra as pessoas denunciadas e/ou terceiros.

Obrigação legal e interesse público

Demonstrar o funcionamento adequado do Sistema Interno de Informações e preservar evidências para a defesa da empresa.

Podemos reter seus dados para demonstrar o funcionamento adequado de nosso Modelo de Conformidade.

Interesse legítimo e obrigação legal

Caso sua comunicação se refira a qualquer uma das empresas do Grupo Planeta, informamos que poderemos comunicar os dados para realizar os procedimentos apropriados em relação ao assunto comunicado. Informamos que, em determinados casos, os dados pessoais das denúncias poderão ser comunicados às forças e órgãos de segurança, Juízes ou Tribunais, bem como a qualquer outro órgão competente, caso seja necessário para o cumprimento de obrigações legais.

Da mesma forma, quando houver indícios de que os fatos relatados possam constituir um delito, há a obrigação de encaminhar imediatamente os fatos ao Ministério Público. Se os fatos denunciados puderem afetar os interesses financeiros da União Europeia, nesse caso, eles devem ser encaminhados à Procuradoria Europeia.

Informamos que é possível que seus dados pessoais sejam transferidos para fora da União Europeia ou do Espaço Econômico Europeu. Em qualquer caso, o Responsável garantirá que esse tratamento de dados seja sempre protegido por salvaguardas adequadas, que podem incluir (i) cláusulas contratuais padrão aprovadas pela UE ou (ii) certificações de terceiros. É possível que, em alguns casos, seus dados possam ser transferidos com base em uma das exceções previstas no Artigo 49, como, por exemplo, quando (i) você nos fornecer consentimento para a transferência, (ii) a transferência for necessária por motivos importantes de interesse público ou (iii) a transferência for necessária para o estabelecimento, exercício ou defesa de reclamações.

Os dados pessoais das denúncias admitidas para processamento serão mantidos bloqueados no Sistema Interno de Informações enquanto durar a investigação e, em geral, para as seguintes finalidades:

  • até um prazo máximo de dez (10) anos em conformidade com as disposições da Lei de Proteção ao Denunciante.
  • quando o fato relatado constituir um delito ou infração administrativa durante o período de prescrição de crimes e sanções administrativas estabelecido no Código Penal ou nas leis aplicáveis a cada caso.

Você pode exercer seus direitos de acesso, exclusão, retificação, oposição, limitação e portabilidade escrevendo para a empresa que está informando (Caixa Postal 14036 (08080 - Barcelona ou para: canal@grupoplaneta.info). Você também pode registrar uma reclamação junto à Agência Espanhola de Proteção de Dados quando considerar apropriado.

Você pode entrar em contato com nosso Oficial de Proteção de Dados escrevendo para dpo@planeta.es ou Grupo Planeta, At.: Oficial de Proteção de Dados, Avda. Diagonal 662-664, 08034 Barcelona.”

ANEXO I: Canais Externos de Informação

De acordo com as disposições da Lei de Proteção aos Denunciantes, qualquer pessoa tem o direito de denunciar crimes, infrações administrativas graves ou muito graves, bem como violações do direito da União Europeia, diretamente à Autoridade Independente de Proteção aos Denunciantes (AAI), sem prejuízo da notificação prévia ou simultânea através do canal interno de informação.

Em Espanha, a função de proteção aos denunciantes corresponde à Autoridade Independente de Proteção aos Denunciantes (AAI). Da mesma forma, algumas Comunidades Autônomas designaram as suas próprias autoridades independentes, competentes para desempenhar funções análogas às da AAI, nos casos em que as potenciais violações tenham efeitos exclusivamente no seu território.

A União Europeia, bem como os vários Estados-Membros, também dispõem de canais externos de informação para receber denúncias relativas a violações dos seus respetivos sistemas jurídicos.

Segue abaixo uma lista das autoridades independentes competentes para a proteção de denunciantes, tanto a nível nacional (Espanha e suas Comunidades Autônomas) quanto nos diversos Estados-Membros da União Europeia em que o Grupo atua.

Autoridades de proteção dos denunciantes

Autoridades de la Unión Europea

Autoridad de la Unión Europea
Oficina Europea de Lucha Contra el Fraude (OLAF)
https://anti-fraud.ec.europa.eu/index_es

Autoridades españolas

Autoridad estatal
Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I.
https://www.proteccioninformante.gob.es/

Autoridad de Andalucía (sector público y privado)
Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción
https://antifraudeandalucia.es/

Autoridad de Castilla y León (sector público)
Consejo de cuentas
https://www.consejodecuentas.es/

Autoridad de Castilla la Mancha (sector público y privado)
Consejo Regional de Transparencia y Buen Gobierno de Castilla-La Mancha
https://www.consejotransparenciaclm.es/

Autoridad de Cataluña (sector público y privado)
Oficina Antifrau de Catalunya
https://www.antifrau.cat/es/

Autoridad de Comunidad Foral de Navarra (sector público)
Oficina de buenas prácticas y anticorrupción de la comunidad foral de Navarra
https://oana.es/es

Autoridad de la Comunidad de Madrid (sector público y privado)
Consejo de Transparencia y Protección de Datos de la Comunidad de Madrid
https://www.comunidad.madrid/consejo-transparencia

Autoridad de Comunidad Valenciana (sector público)
Agencia Valenciana Antifrau
https://www.antifraucv.es/buzon-de-denuncias-2/

Autoridad de Galicia (sector público y privado)
Valedor do pobo galego
https://www.valedordopobo.gal/es/

Autoridades de Francia


Autoridad de Francia
Défenseur des droits
https://www.defenseurdesdroits.fr/

Autoridades de Italia


Autoridad de Italia
Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC)
https://www.anticorruzione.it/en/-/whistleblowing?utm_source=chatgpt.com

Autoridades de Portugal


Autoridad de Portugal
Mecanismo Nacional Anticorrupção (MENAC)
https://mec-anticorrupcao.pt/