Política do Sistema de Informação

Política do Sistema de Informação – Sistema Interno de Informação (Caixa de Denúncias Confidencial)

1.- Objeto

Definir as funções do Sistema Interno de Informação (Caixa de Denúncias Confidencial) do Grupo Planeta e informar empregados, diretores, fornecedores, subcontratados, clientes e, em geral, qualquer terceiro interessado, sobre o seu funcionamento e importância. O objetivo é cumprir as normas aplicáveis à Proteção das Pessoas que Informam sobre infrações normativas e combate à corrupção, permitindo que informem imediatamente ao Responsável do Sistema caso suspeitem ou tenham conhecimento de qualquer infração penal ou administrativa grave ou muito grave, qualquer ação ou omissão que possa constituir infrações do Direito da União Europeia ou qualquer descumprimento do Código Ético do Grupo.

2.- Princípios gerais

O Grupo Planeta exige a colaboração ativa de seus empregados, diretores, colaboradores, fornecedores e clientes sempre que suspeitarem ou tiverem conhecimento de qualquer tipo de crime, infração, fraude ou corrupção, bem como descumprimentos ou irregularidades relativas à aplicação do Código Ético no âmbito da relação com o Grupo.

A Caixa de Denúncias Confidencial é o canal preferencial para comunicar infrações penais, administrativas graves ou muito graves, infrações do Direito da União Europeia e/ou descumprimentos ou irregularidades do Código Ético, assim como qualquer conduta que possa constituir fraude e/ou crime, garantindo confidencialidade total e proteção contra retaliações.

Sempre que houver suspeita de fraude ou crime, deve-se informar imediatamente o Responsável do Sistema Interno de Informação do Grupo, sem discutir o assunto com terceiros e sem realizar investigações por conta própria. Os fatos devem ser comunicados prontamente para facilitar a resolução adequada.

O Responsável do Sistema Interno de Informação é o Comitê de Ética do Grupo Planeta, composto pelo Conselheiro-Secretário Geral do Grupo, o Diretor de Auditoria Interna Corporativa e o Diretor de Recursos Humanos Corporativo. O Comitê poderá designar profissionais específicos para verificar os fatos comunicados, os quais estarão sujeitos às mesmas normas de confidencialidade.

Vias de comunicação com o Comitê de Ética:

- Intranet: “Oficina de Boas Práticas / Caixa de Denúncias Confidencial”

- E-mail: canal@grupoplaneta.info

- Caixa postal: 14036 (08080 - Barcelona)

- Presencial e/ou telefone: Auditoria Interna Corporativa – 93-49283333

3.- Procedimento

- Apenas devem ser comunicadas pelo canal confidencial condutas irregulares relacionadas com o Código Ético, crimes, fraudes, infrações penais ou administrativas graves ou muito graves, e infrações do Direito da União Europeia.

- Todas as comunicações recebidas, identificadas ou anônimas, serão investigadas. Sempre que possível, recomenda-se anexar provas que sustentem a denúncia.

- Em comunicações nominativas, o denunciante será informado sobre a investigação em curso. Denúncias anônimas serão investigadas com igual diligência.

- Comunicações podem ser feitas por escrito ou verbalmente (presencial ou telefone) ao Responsável do Sistema. Comunicações verbais serão registradas com consentimento prévio do denunciante.

- Todas as informações serão tratadas com confidencialidade estrita, protegendo a identidade do denunciante e de terceiros mencionados.

- Recebida a comunicação, em até 7 dias naturais o denunciante receberá confirmação de recebimento; a investigação deverá ser respondida em até 3 meses, podendo ser prorrogada por mais 3 meses em casos complexos. Ao final, será emitido um relatório de conclusões e, se comprovadas irregularidades, serão tomadas medidas corretivas.

- Os dados pessoais serão mantidos apenas pelo tempo necessário para avaliar a investigação, geralmente até 3 meses após a comunicação. Se a investigação for iniciada, os dados serão conservados no Sistema Interno de Informação até o fim da investigação, e, se houver medidas legais, até a conclusão das ações.

- • Dados bloqueados serão mantidos para fins de: ◦ Até 10 anos, conforme a Lei de Proteção ao Informante; ◦ Durante o prazo de prescrição de delitos ou infrações administrativas, se aplicável;

- Caso a informação seja falsa ou irrelevante, os dados serão excluídos imediatamente, salvo se a falsidade constituir crime.

- Todas as comunicações serão registradas de forma anônima em livro-registro do Grupo, mantidas por até 10 anos. Relatórios periódicos sobre a atividade da Caixa de Denúncias serão encaminhados ao Comitê Executivo do Grupo, sem identificação de informantes.

4.- Tratamento de dados obtidos

Política de Privacidade

Os dados pessoais fornecidos serão tratados por PLANETA CORPORACIÓN, S.R.L., CIF B61441127, com sede na Rua Juan Ignacio Luca de Tena, 17, 28027 Madrid, como responsável pelo Sistema Interno de Informação do Grupo. Dados referentes a empresas do Grupo poderão ser compartilhados com estas para realizar as gestões adequadas.

Finalidade e Base Legal:

• Resolver consultas: Interesse legítimo – responder a dúvidas sobre o funcionamento do Sistema Interno de Informação e Modelo de Compliance.
• Receber e tramitar denúncias: Obrigação legal e interesse público – receber denúncias, avaliar a investigação, proteger o denunciante, adotar medidas corretivas e, se necessário, iniciar ações legais.
• Comprovar funcionamento do Sistema e conservar evidências: Interesse legítimo e obrigação legal.
• Compartilhamento de dados com autoridades: Se a denúncia envolver crime ou infração administrativa, dados poderão ser comunicados às autoridades competentes, Ministério Público ou Justiça Europeia.
• Transferências internacionais: Dados podem ser transferidos fora da UE/EEE, sempre protegidos por cláusulas contratuais padrão, certificações ou com consentimento do titular, conforme o artigo 49.

Conservação de dados:

• Até 10 anos, conforme a Lei de Proteção ao Informante;
• Durante o prazo de prescrição de delitos ou sanções administrativas;
• Dados irrelevantes ou falsos serão eliminados imediatamente.

Direitos dos titulares:

• Acesso, retificação, exclusão, oposição, limitação e portabilidade.
• Exercício mediante comunicação escrita à empresa responsável (Caixa Postal 14036, 08080 Barcelona ou e-mail: canal@grupoplaneta.info).
• Recurso à Agência Espanhola de Proteção de Dados se necessário.
• Contato com o Delegado de Proteção de Dados: dpo@planeta.es ou Grupo Planeta, Av. Diagonal 662-664, 08034 Barcelona.