Política del Sistema d'Informació

SISTEMA INTERIOR D'INFORMACIÓ - BÚSTIA CONFIDENCIAL

1.- Objecte

Definir les funcions del Sistema Interior d'Informació (Bústia Confidencial) de Grup Planeta i informar als treballadors, directius, proveïdors, subcontractistes i clients del Grup, i en general a qualsevol tercer interessat, sobre el funcionament i la importància del mateix, amb la finalitat de complir amb les normatives que s'hi apliquen respecte a la Protecció de les Persones Físiques que informen sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, perquè aquests informin immediatament al Responsable del Sistema quan tinguin sospites que s'està produint o es pot produir qualsevol tipus d'infracció penal o administrativa greu o molt greu, qualsevol acció o omissió que pugui constituir infraccions del Dret de la Unió Europea o qualsevol incompliment del Codi Ètic del Grup.

2.- Principis generals

Grup Planeta requereix dels seus treballadors, directius, col·laboradors, proveïdors i clients una col·laboració activa quan tinguin sospites o coneixement de qualsevol tipus de delicte, infracció, frau o corrupció, i incompliments o presumpcions irregularitats sobre l'aplicació del Codi Ètic en el marc de la seva relació amb Grup Planeta.

El Bústia Confidencial és el canal preferent per informar sobre infraccions penals, administratives greus o molt greus, infraccions del Dret de la Unió Europea i/o incompliments o presumpcions irregularitats sobre l'aplicació del Codi Ètic, així com informar de qualsevol altra conducta que pugui constituir un frau i/o delicte de forma totalment confidencial, otorgant una protecció adequada a la persona informant contra represàlies.

Quan hi hagi sospites que s'està produint o es pot produir un frau o un delicte, cal informar immediatament al Responsable del Sistema Interior d'Informació del Grup a través de la Bústia Confidencial, sense comentar l'assumpte amb cap persona del seu entorn i sense realitzar cap investigació per la seva part. Cal comunicar els fets amb promptitud per facilitar una adequada resolució.

Es garanteix que totes les comunicacions que es rebin seran investigades, així com la completa confidencialitat i anonimat per a la persona que faciliti la informació.

El Responsable del Sistema Interior d'Informació és el Comitè Ètic del Grup Planeta. Aquest comitè està integrat pel Conseller-Secretari General del Grup Planeta, el Director d'Auditoria Interna Corporativa i el Director de Recursos Humans Corporatius. En funció dels fets informats, el Comitè designarà els professionals pertinents per portar a terme la verificació dels mateixos, els quals estaran sotmesos a les mateixes normes de confidencialitat.

Les vies de comunicació amb el Comitè Ètic són les següents:

Intranet: "Oficina de Bones Pràctiques / Bústia Confidencial"
Correu electrònic: canal@grupoplaneta.info
Apartat de Correu: 14036 (08080 - Barcelona)
Presencial i/o telèfon: Auditoria Interna Corporativa; 93-49283333

3.- Procediment

Les característiques i esquema de funcionament del Sistema Interior d'Informació (Bústia Confidencial) són les següents:

Únicament s'hauran de comunicar a través de la Bústia Confidencial conductes irregulars relacionades amb el Codi Ètic, la comissió de delictes o fraus, Infraccions penals o administratives greus o molt greus i infraccions del Dret de la Unió Europea.
Es garanteix que totes les comunicacions que es rebin amb o sense identificació de la persona informant seran investigades. Es recomana, sempre que sigui possible, l'aportació d'informacions complementàries que constitueixin proves del fet notificat.
Sempre que la notificació sigui nominativa, s'informarà a la persona informant que la seva denúncia està sent investigada. En el cas de notificacions anònimes, la denúncia serà investigada amb la mateixa diligència.
Les comunicacions es podran fer per escrit a través del Bústia i/o verbalment directament al Responsable del Sistema (presencialment o telefònicament). Les comunicacions verbals quedaran degudament documentades (mitjançant gravació o transcripció), en la forma escollida per l'informant, amb el seu consentiment previ. Així mateix, l'informant podrà adreçar-se directament al Canal Extern d'Informació (Autoritat Independent de Protecció de l'Informant), sense necessitat d'adreçar-se prèviament al Responsable del Sistema.
Totes les comunicacions seran tractades de manera estrictament confidencial i es protegiran, amb mesures tècniques i organitzatives adequades per preservar la identitat dels informants que facin ús del Sistema Intern d'Informació, així com per preservar la identitat de qualsevol tercer mencionat en la comunicació, no podent ser coneguda per persones diferents del Responsable del Sistema i dels especialistes designats per aquest per investigar els fets notificats, en la mesura que aquesta identificació sigui imprescindible.
Després de la recepció de la comunicació i en un termini màxim de set dies naturals des de la recepció, es acusarà de rebuda l'informant i el Responsable del Sistema donarà resposta a les actuacions d'investigació en un termini de tres mesos a partir de la finalització del termini de set dies naturals després de realitzar-se la comunicació, llevat de casos de complexitat que requereixin una ampliació del termini, en aquest cas podrà ampliar-se fins a un màxim de tres mesos addicionals. Un cop finalitzada la investigació d'un fet denunciat, el Responsable del Sistema emetrà un informe de conclusions al respecte. En cas que s'apreciï efectivament que s'han comès irregularitats, es prendran les mesures oportunes.
En relació amb la conservació de les dades personals a la Bústia Confidencial, només s'hauran de conservar durant el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d'iniciar una investigació sobre els fets comunicats i, en tot cas, un termini màxim de tres (3) mesos des de la data d'enviament de l'acusament de rebuda o, en cas que no s'hagi acusat rebuda, durant un termini màxim de tres (3) mesos des dels set (7) dies naturals següents en què es va enviar la comunicació. Si, passats tres (3) mesos des de la recepció de la comunicació, no s'haguessin iniciat actuacions d'investigació, es suprimiran les dades del sistema intern d'informació, llevat que es conservin com a evidència del bon funcionament del sistema, en aquest cas es faran anònimes, sense que sigui d'aplicació l'obligació de bloqueig.
Si dins d'aquest termini de tres (3) mesos s'ha decidit iniciar una investigació, les dades es conservaran fora de la Bústia de correu electrònic: canal@grupoplaneta.info i dins del Sistema Intern d'Informació de Grup Planeta habilitat a aquest efecte durant el temps que duri la investigació dels fets. En cas que de la investigació es desprengui l'adopció de determinades mesures contra les persones investigades, les dades es conservaran mentre persisteixin les accions legals que corresponguin.
Les dades personals de les comunicacions admeses a tràmit es conservaran bloquejades dins del Sistema Intern d'Informació durant el termini que duri la investigació i, amb caràcter general, per a les següents finalitats:

Fins a un termini màxim de deu (10) anys en compliment de la Llei de Protecció de l'informant.

Quan el fet comunicat sigui constitutiu de delicte o infracció administrativa, durant el termini de prescripció dels delictes i les sancions administratives establertes en les lleis d'aplicació a cada cas.

Sense perjudici de l'esmentat en el paràgraf anterior, l'informem que suprimirem immediatament les dades del Sistema Intern d'Informació, sense que procedeixi l'obligació de bloqueig de les mateixes, en qualsevol dels següents casos:

Si es comprovés que la informació facilitada o part d'aquesta no és veraç, llevat que la falta de veracitat sigui constitutiva d'il·lícit penal, en aquest cas es guardaran les dades pel temps necessari durant el procediment judicial. Si s'haguessin comunicat dades personals que no siguin necessàries per al coneixement i investigació de les accions o omissions dins del present canal de comunicacions, incloses les categories especials de dades. En aquest últim cas, es procedirà a la seva immediata supressió, sense que es procedeixi al registre i tractament d'aquestes.

Totes les comunicacions realitzades a través del Sistema Intern d'Informació es desaran, juntament amb les investigacions practicades i els resultats de les mateixes, en un llibre-registre de comunicacions anonimitzades del Grup Planeta. Aquesta informació serà estrictament confidencial i es conservarà durant un termini màxim de deu anys.
Així mateix, es realitzarà un informe periòdic de l'activitat de la Bústia Confidencial, sense identificar els informants, adreçat al Comitè Executiu del Grup.
Grup Planeta promou la cultura de denúncia interna i atorga una protecció completa davant de represàlies a les persones informants, així com la preservació de la seva identitat i la confidencialitat dels fets i dades del procediment.

4.- Tractament de les dades obtingudes

D'acord amb la legislació vigent en matèria de protecció de dades, es detalla a continuació la Política de Privacitat corresponent al tractament de les dades personals obtingudes i/o generades per una informació rebuda a través del Bústia Confidencial:

POLÍTICA DE PRIVACITAT

Les dades personals que ens faciliti seran tractades per PLANETA CORPORACIÓN, S.R.L., amb CIF B61441127 i domicili a carrer Juan Ignacio Luca de Tena, 17, 28027 Madrid, com a responsable i gestora del Sistema Intern de Informació del Grup Planeta. En cas que la informació proporcionada faci referència a alguna de les empreses que formen part del Grup Planeta, les seves dades podran ser comunicades a aquesta empresa amb la finalitat de realitzar les gestions pertinents en relació amb el tema que ens trasllada.

També li informem que les dades podran ser tractades amb la finalitat de resoldre la seva consulta, rebre i gestionar les denúncies o alertes comunicades i, si escau, realitzar la investigació corresponent, així com oferir-li les garanties previstes en la Política del Sistema Intern de Informació. A més, podrem tractar les dades per acreditar el bon funcionament del nostre Model de compliment i per a la defensa dels drets de la companyia.

Finalitat

Descripció de la finalitat i base de legitimació

Base de legitimació

Resoldre consultes

Tractarem les dades per respondre a consultes que es formulin en relació amb el funcionament i gestió del Sistema Intern de Informació i/o el model de compliment normatiu.

Interès legítim

Recepció i tramitació de la denúncia o alerta que ens comuniqui

Tractarem les dades per a la recepció de denúncies, per determinar si procedeix o no iniciar una investigació de les denúncies rebudes, també amb la finalitat de realitzar la investigació corresponent dels fets comunicats, protegir la persona informant de represàlies, adoptar, si cal, les mesures correctives oportunes i, si escau, iniciar accions legals contra els denunciats i/o tercers.

Obligació legal i interès públic

Acreditar el bon funcionament del Sistema Intern de Informació i conservar proves per a la defensa de la companyia

Podem conservar les seves dades per acreditar el bon funcionament del nostre Model de compliment.

Interès legítim i obligació legal

En cas que la seva comunicació faci referència a alguna de les empreses del Grup Planeta, li informem que podrem comunicar les dades, amb la finalitat de realitzar les gestions pertinents en relació amb el tema que ens traslladi. Li informem que, en determinats casos, les dades personals de les denúncies podran ser comunicades a les forces i cossos de seguretat, Jutges o Tribunals, així com qualsevol altre organisme competent en cas de ser requerits per al compliment d’obligacions legals.

Així mateix, quan existeixin indicis que els fets denunciats puguin ser constitutius de delicte, existeix l’obligació de remetre immediatament els fets al Ministeri Fiscal. Si els fets denunciats poden afectar els interessos financers de la Unió Europea, en aquest cas s’hauran de remetre a la Fiscalia Europea.

Li informem que és possible que les seves dades personals siguin transferides fora de la Unió Europea o de l’Espai Econòmic Europeu. En qualsevol cas, el Responsable s’assegurarà que aquests tractaments de dades es protegeixin sempre amb les garanties oportunes, que podran incloure (i) Clàusules contractuals tipus aprovades per la UE, o (ii) certificacions de tercers. És possible que en alguns casos les seves dades siguin transferides a partir d’alguna de les excepcions previstes a l’article 49, com per exemple quan (i) ens proporcioni el consentiment per a la transferència, (ii) la transferència sigui necessària per raons importants d’interès públic o (iii) la transferència sigui necessària per a la formulació, l’exercici o la defensa de reclamacions.

Les dades personals de les denúncies admeses a tràmit es conservaran bloquejades dins del Sistema Intern de Informació durant el temps que duri la investigació i, de manera general, per a les següents finalitats:

fins a un termini màxim de deu (10) anys en compliment del que disposa la Llei de Protecció de l'informant.

quan el fet comunicat sigui constitutiu de delicte o infracció administrativa durant el termini de prescripció dels delictes i les sancions administratives establertes en el Codi Penal o en les lleis d’aplicació a cada cas.

Vostè podrà exercir els drets d'accés, supressió, rectificació, oposició, limitació i portabilitat, adreçant-se per escrit a l'empresa a la qual vostè està informant (Apartat de Correu 14036 (08080 - Barcelona o a: canal@grupoplaneta.info). Així mateix, quan ho consideri oportú podrà presentar una reclamació davant l'Agència Espanyola de protecció de dades.

Podrà posar-se en contacte amb el nostre Delegat de Protecció de Dades mitjançant escrit adreçat a dpo@planeta.es o a Grup Planeta, At.: Delegat de Protecció de Dades, Avda. Diagonal 662-664, 08034 Barcelona.