SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN - BUZÓN CONFIDENCIAL
1.- Objeto
Definir las funciones del Sistema Interno de Información (Buzón confidencial) de Grupo Planeta e informar a los empleados, directivos, proveedores, subcontratistas y clientes del Grupo, y en general a cualquier tercero interesado, sobre el funcionamiento y la importancia del mismo, con la finalidad de dar cumplimiento a las normativas que le aplican respecto a la Protección de las Personas Físicas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, para que éstos informen de inmediato al Responsable del Sistema cuando tengan sospechas de que se está produciendo o puede producirse cualquier tipo de infracción penal o administrativa grave o muy grave, cualquier acción u omisión que pueda constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea o cualquier incumplimiento del Código Ético del Grupo
2.- Principios generales
Grupo Planeta requiere de sus empleados, directivos, colaboradores, proveedores, y clientes una colaboración activa cuando tengan sospechas o conocimiento de cualquier tipo de delito, infracción, fraude o corrupción, e incumplimientos o presuntas irregularidades sobre la aplicación del Código Ético en el marco de su relación con Grupo Planeta.
El Buzón Confidencial es el cauce preferente para informar sobre infracciones penales, administrativas graves o muy graves, infracciones del Derecho de la Unión Europea y/o incumplimientos o presuntas irregularidades sobre la aplicación del Código Ético, así como informar de cualquier otra conducta que pueda ser constitutiva de un fraude y/o delito de forma totalmente confidencial, otorgando una protección adecuada al informante frente a represalias
Cuando se tengan sospechas de que se está produciendo o puede producirse un fraude o un delito debe informarse inmediatamente al Responsable del Sistema Interno de Información del Grupo a través del Buzón Confidencial, sin comentar el asunto con ninguna persona de su entorno y sin realizar ninguna investigación por su cuenta. Deben comunicarse los hechos con prontitud para facilitar una adecuada resolución.
Se garantiza que todas las comunicaciones que se reciban serán investigadas, así como la completa confidencialidad y anonimato para la persona que facilite la información.
El Responsable del Sistema Interno de Información es el Comité de Ética del Grupo Planeta. Dicho comité está integrado por el Consejero-Secretario General del Grupo Planeta, el Director de Auditoría Interna Corporativa y el Director de Recursos Humanos Corporativo. En función de los hechos informados, el Comité designará a los profesionales pertinentes para llevar a cabo la verificación de los mismos, los cuales estarán sometidos a las mismas normas de confidencialidad.
Las vías de comunicación con el Comité de Ética son las siguientes:
- Intranet: “Oficina de Buenas Prácticas / Buzón Confidencial”
- Dirección de correo electrónico: canal@grupoplaneta.info
- Apartado de Correos: 14036 (08080 - Barcelona)
- Presencial y/o teléfono: Auditoría Interna Corporativa; 93-49283333
3.- Procedimiento
Las características y esquema de funcionamiento del Sistema Interno de Información (Buzón Confidencial) son las siguientes:
- Únicamente deberán comunicarse a través del Buzón Confidencial, conductas irregulares en relación con el Código Ético, con la comisión de delitos o fraudes, Infracciones penales o administrativas graves o muy graves e infracciones del Derecho de la Unión Europea.
- Se garantiza que todas las comunicaciones que se reciban con o sin identificación del informante, serán investigadas. Se recomienda, siempre que sea posible, la aportación de informaciones complementarias que constituyan pruebas del hecho notificado.
- Siempre que la notificación sea nominativa, se informará al informante de que su denuncia está siendo investigada. En el caso de notificaciones anónimas, la denuncia será investigada con la misma diligencia.
- Las comunicaciones podrán hacerse por escrito a través del Buzón y/o verbalmente directamente al Responsable del Sistema (presencial o telefónicamente). Las comunicaciones verbales quedarán debidamente documentadas (mediante grabación o transcripción), en la forma elegida por el informante, con su previo consentimiento. Asimismo, el informante podrá dirigirse directamente al Canal Externo de Información (Autoridad Independiente de Protección al Informante), sin necesidad de dirigirse previamente al Responsable del Sistema.
- Todas las comunicaciones serán tratadas de forma estrictamente confidencial y se protegerán, con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad de los informantes que hagan uso del Sistema Interno de Información, así como para preservar la identidad de cualquier tercero mencionado en la comunicación, no pudiendo ser conocida por personas distintas del Responsable del Sistema y de los especialistas designados por éste para investigar los hechos notificados, en la medida en que esta identificación sea imprescindible.
- Tras la recepción de la comunicación y en un plazo máximo de siete días naturales desde que se recibió, se acusará de recibo al informante y el Responsable del Sistema dará respuesta a las actuaciones de investigación en un plazo de tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días naturales después de efectuarse la comunicación, salvo casos de complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales. Una vez finalizada la investigación de un hecho denunciado, el Responsable del Sistema emitirá un informe de conclusiones al respecto. En caso de que se aprecie efectivamente que se han cometido irregularidades se tomarán las medidas oportunas.
- En relación con la conservación de los datos personales en el Buzón Confidencial, deberán conservarse únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados y, en todo caso, un plazo máximo de tres (3) meses a contar desde la fecha de envío del acuse de recibo o, en caso de que no hayamos acusado recibo, durante un plazo máximo de tres (3) meses a contar desde los siete (7) días naturales siguientes en que se envió la comunicación. Si transcurridos tres (3) meses desde la recepción de la comunicación, no se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, se suprimirán los datos del sistema interno de información, salvo que se conserven como evidencia del buen funcionamiento del sistema, en cuyo caso se anonimizarán, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo.
- Si dentro de dicho plazo de tres (3) meses se ha decidido iniciar una investigación, los datos se conservarán fuera del Buzón de correo electrónico: canal@grupoplaneta.info y dentro del Sistema Interno de Información de Grupo Planeta habilitado a tal efecto durante el tiempo que dure la investigación de los hechos. En caso de que de la investigación se desprenda la adopción de determinadas medidas contra las personas investigadas, los datos se conservarán en tanto persistan las acciones legales que procedan.
- Los datos personales de las comunicaciones admitidas a trámite se conservarán bloqueados dentro del Sistema Interno de Información durante el plazo que dure la investigación y, con carácter general, para las siguientes finalidades:
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Hasta un plazo máximo de diez (10) años en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Protección al informante.
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Cuando el hecho comunicado sea constitutivo de delito o infracción administrativa durante el plazo de prescripción de los delitos y las sanciones administrativas fijadas en las leyes de aplicación a cada caso.
Sin perjuicio de lo mencionado en el párrafo anterior, le informamos de que suprimiremos inmediatamente los datos del Sistema Interno de Información, sin que proceda la obligación de bloqueo de los mismos, en cualquiera de los siguientes casos:
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Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, salvo que la falta de veracidad sea constitutiva de ilícito penal, en cuyo caso se guardarán los datos por tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial. Si se hubieran comunicado datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones del ámbito del presente canal de comunicaciones, incluidas las categorías especiales de datos. En este último caso, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de estos.
- Todas las comunicaciones realizadas a través del Sistema Interno de Información se almacenarán, junto con las investigaciones practicadas y el resultado de las mismas, en un libro-registro de comunicaciones anonimizadas del Grupo Planeta. Esta información será estrictamente confidencial y se conservará por un plazo máximo de diez años.
- Asimismo, se realizará un informe periódico de la actividad del Buzón Confidencial, sin identificar a los informantes, dirigido al Comité Ejecutivo del Grupo.
- Grupo Planeta promueve la cultura de denuncia interna y otorga una protección completa frente a represalias a las personas informantes, así como la preservación de su identidad y la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
4.- Tratamiento de los datos obtenidos
Tratamiento de los datos obtenidos
En cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos, se detalla a continuación la Política de Privacidad correspondiente al tratamiento de los datos personales obtenidos y/o generados por una información recibida a través del Buzón Confidencial:
POLÍTICA DE PRIVACIDAD
Los datos personales que nos facilite serán tratados por PLANETA CORPORACIÓN, S.R.L., con CIF B61441127 y domicilio en calle Juan Ignacio Luca de Tena, 17, 28027 Madrid, como responsable y gestora del Sistema Interno de Información de Grupo Planeta. En el caso de que la información proporcionada verse sobre alguna de las empresas que forman parte de Grupo Planeta, sus datos podrán ser comunicados a dicha empresa a fin de realizar las oportunas gestiones en relación con el tema que nos traslada.
Asimismo, le informamos que los datos podrán ser tratados con la finalidad de resolver su consulta, recibir y gestionar las denuncias o alertas comunicadas y, en su caso, realizar la investigación correspondiente, así como ofrecerle las garantías previstas en la Política del Sistema Interno de Información. Adicionalmente, podremos tratar los datos para acreditar el buen funcionamiento de nuestro Modelo de cumplimiento, y para la defensa de los derechos de la compañía.
Finalidad | Descripción de la finalidad y base de legitimación | Base de legitimación |
Resolver consultas | Trataremos los datos para responder a consultas que se formulen en relación con el funcionamiento y gestión del Sistema Interno de Información y/o el modelo de cumplimiento normativo. | Interés legítimo |
Recepción y tramitación de la denuncia o alerta que nos comunique | Trataremos los datos para la recepción de denuncias, dirimir sobre la procedencia de iniciar o no una investigación de las denuncias recibidas, también con la finalidad de realizar la investigación correspondiente de los hechos comunicados, proteger al informante de represalias, adoptar, de ser necesario, medidas correctivas oportunas y, en su caso, iniciar acciones legales contra los denunciados y/o terceros. | Obligación legal e interés público |
Acreditar el buen funcionamiento del Sistema Interno de Información y conservar pruebas para la defensa de la compañía | Podremos conservar sus datos para acreditar el buen funcionamiento de nuestro Modelo de cumplimiento. | Interés legítimo y obligación legal |
En el caso de que su comunicación verse sobre alguna de las empresas de grupo Planeta, le informamos que podremos comunicar los datos, a fin de realizar las oportunas gestiones en relación con el tema que nos traslade. le informamos de que, en determinados casos, los datos personales de las denuncias podrán ser comunicados a las fuerzas y cuerpos de seguridad, Jueces o Tribunales, así como cualquier otro organismo competente en caso de ser requeridos para cumplimiento de obligaciones legales.
Asimismo, cuando existan indicios de que los hechos denunciados puedan ser constitutivos de delito, existe la obligación de remitir con carácter inmediato los hechos al Ministerio Fiscal. Si los hechos denunciados pueden afectar a los intereses financieros de la Unión Europea, en cuyo caso se deberán remitir a la Fiscalía Europea.
Le informamos de que es posible, que sus datos personales sean transferidos fuera de la Unión Europea o el Espacio Económico Europeo. En cualquier caso, el Responsable se asegurará de que dichos tratamientos de datos se protejan siempre con las garantías oportunas, que podrán incluir (i) Cláusulas contractuales tipo aprobadas por la UE, o (ii) certificaciones de terceros. Es posible que en algunos casos sus datos puedan ser transferidos en base a alguna de las excepciones previstas en el artículo 49, como puede ser cuando (i) nos proporcione el consentimiento a la transferencia, (ii) la transferencia sea necesaria por razones importantes de interés público o (iii) la transferencia sea necesaria para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones. Los datos personales de las denuncias admitidas a trámite se conservarán bloqueados dentro del Sistema Interno de Información durante el plazo que dure la investigación y, con carácter general, para las siguientes finalidades:
hasta un plazo máximo de diez (10) años en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Protección al informante.
cuando el hecho comunicado sea constitutivo de delito o infracción administrativa durante el plazo de prescripción de los delitos y las sanciones administrativas fijadas en el Código Penal o en las leyes de aplicación a cada caso.
Ud. podrá ejercer los derechos de acceso, supresión, rectificación, oposición, limitación y portabilidad, dirigiéndose por escrito a la empresa a la que Vd. está informando (Apartado de Correos 14036 (08080 - Barcelona o a: canal@grupoplaneta.info). Asimismo, cuando lo considere oportuno podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de protección de datos.
Podrá ponerse en contacto con nuestro Delegado de Protección de Datos mediante escrito dirigido a dpo@planeta.es o a Grupo Planeta, At.: Delegado de Protección de Datos, Avda. Diagonal 662-664, 08034 Barcelona.”