Politique du Système d'Information

SYSTÈME INTERNE D'INFORMATION - BOÎTE CONFIDENTIELLE

1.- Objet

Définir les fonctions du Système Interne d'Information (Boîte Confidentielle) du Groupe Planeta et informer les employés, dirigeants, fournisseurs, sous-traitants et clients du Groupe, ainsi que toute autre partie intéressée, sur le fonctionnement et l'importance de ce système, dans le but de se conformer aux règlements relatifs à la protection des personnes physiques qui signalent des infractions réglementaires et à la lutte contre la corruption, afin qu'ils informent immédiatement la personne responsable du système en cas de suspicion d'infractions pénales ou administratives graves ou très graves, de toute action ou omission pouvant constituer des infractions au droit de l'Union Européenne ou toute violation du Code Éthique du Groupe.

2.- Principes généraux

Le Groupe Planeta exige de ses employés, dirigeants, collaborateurs, fournisseurs et clients une collaboration active lorsqu'ils soupçonnent ou connaissent un délit, une infraction, une fraude ou une corruption, ainsi que toute violation présumée de l'application du Code Éthique dans le cadre de leur relation avec le Groupe Planeta.

La Boîte Confidentielle est le canal privilégié pour signaler des infractions pénales, administratives graves ou très graves, des violations du droit de l'Union Européenne et/ou des violations ou irrégularités présumées de l'application du Code Éthique, ainsi que pour signaler toute autre conduite pouvant constituer une fraude et/ou un délit de manière totalement confidentielle, avec une protection adéquate contre les représailles.

Lorsqu'il y a des soupçons qu'un fraude ou un délit est en cours ou peut se produire, il convient d'informer immédiatement la personne responsable du Système Interne d'Information du Groupe via la Boîte Confidentielle, sans en parler à aucune personne de son entourage et sans mener d'enquête par soi-même. Les faits doivent être communiqués rapidement pour faciliter une résolution appropriée.

Il est garanti que toutes les communications reçues seront enquêtées, et que la confidentialité totale et l'anonymat seront assurés pour la personne qui fournit l'information.

Le Responsable du Système Interne d'Information est le Comité d'Éthique du Groupe Planeta. Ce comité est composé du Secrétaire Général du Groupe Planeta, du Directeur de l'Audit Interne et du Directeur des Ressources Humaines du Groupe. En fonction des faits signalés, le Comité désignera les professionnels compétents pour mener la vérification des faits, et ces derniers seront soumis aux mêmes règles de confidentialité.

Les voies de communication avec le Comité d'Éthique sont les suivantes :

Intranet : "Bureau des Bonnes Pratiques / Boîte Confidentielle"
Adresse e-mail : canal@grupoplaneta.info
Boîte postale : 14036 (08080 - Barcelone)
En personne et/ou téléphone : Audit Interne ; 93-49283333

3.- Procédure

Les caractéristiques et le schéma de fonctionnement du Système Interne d'Information (Boîte Confidentielle) sont les suivants :

Seules les irrégularités liées au Code Éthique, à la commission de délits ou fraudes, aux infractions pénales ou administratives graves ou très graves, et aux violations du droit de l'Union Européenne doivent être signalées via la Boîte Confidentielle.
Il est garanti que toutes les communications reçues, qu'elles soient identifiées ou anonymes, seront examinées. Il est recommandé, lorsque cela est possible, de fournir des informations complémentaires constituant des preuves des faits signalés.
Lorsqu'une notification est nominative, le lanceur d'alerte sera informé que sa dénonciation est en cours d'investigation. Dans le cas d'une notification anonyme, l'enquête sera menée avec la même diligence.
Les communications peuvent être faites par écrit via la Boîte Confidentielle et/ou verbalement directement au Responsable du Système (en personne ou par téléphone). Les communications verbales seront dûment documentées (par enregistrement ou transcription), selon la forme choisie par le lanceur d'alerte, avec son consentement préalable. Le lanceur d'alerte peut également s'adresser directement au Canal Externe d'Information (Autorité Indépendante de Protection des Lanceurs d'Alerte), sans avoir à contacter au préalable le Responsable du Système.
Toutes les communications seront traitées de manière strictement confidentielle et protégées par des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de préserver l'identité des lanceurs d'alerte, ainsi que celle de toute autre personne mentionnée dans la communication, qui ne pourra être connue que du Responsable du Système et des spécialistes désignés par ce dernier pour enquêter sur les faits signalés, dans la mesure où cette identification est indispensable.
Après réception de la communication, un accusé de réception sera envoyé au lanceur d'alerte dans un délai maximum de sept jours ouvrables, et le Responsable du Système répondra aux actions d'enquête dans un délai de trois mois à compter de l'expiration du délai de sept jours. En cas de complexité nécessitant une prolongation, ce délai pourra être prolongé de trois mois supplémentaires. Une fois l'enquête terminée, le Responsable du Système émettra un rapport de conclusions. Si des irrégularités sont constatées, des mesures appropriées seront prises.
En ce qui concerne la conservation des données personnelles dans la Boîte Confidentielle, elles ne doivent être conservées que pendant le temps nécessaire pour décider de l'opportunité d'ouvrir une enquête sur les faits signalés et, en tout cas, pendant une période maximale de trois (3) mois à compter de la date de l'accusé de réception. Si, après trois (3) mois, aucune enquête n'a été lancée, les données seront supprimées du système, sauf si elles sont conservées comme preuve du bon fonctionnement du système, auquel cas elles seront anonymisées.
Si une enquête est ouverte dans ce délai de trois (3) mois, les données seront conservées en dehors de la boîte e-mail canal@grupoplaneta.info et dans le Système Interne d'Information du Groupe Planeta pendant la durée de l'enquête. Si des mesures sont prises contre les personnes enquêtées, les données seront conservées tant que les actions juridiques en cours le nécessitent.
Les données personnelles des communications traitées seront conservées sous forme bloquée dans le Système Interne d'Information pendant la durée de l'enquête et, de manière générale, pour les finalités suivantes : jusqu'à un maximum de dix (10) ans en conformité avec la loi sur la protection des lanceurs d'alerte, ou pendant la période de prescription des délits et sanctions administratives liées aux faits communiqués.
Les communications réalisées par le biais du Système Interne d'Information seront stockées, ainsi que les enquêtes menées et les résultats obtenus, dans un registre des communications anonymisées du Groupe Planeta. Ces informations resteront strictement confidentielles et seront conservées pendant un maximum de dix ans.
Un rapport périodique de l'activité de la Boîte Confidentielle sera réalisé, sans identifier les lanceurs d'alerte, et sera envoyé au Comité Exécutif du Groupe.
Le Groupe Planeta encourage une culture de signalement interne et garantit une protection complète contre les représailles pour les lanceurs d'alerte, ainsi que la préservation de leur identité et la confidentialité des faits et des données du processus.

4.- Traitement des données obtenues

Traitement des données obtenues

Conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données, la présente Politique de Confidentialité décrit le traitement des données personnelles obtenues et/ou générées par les informations reçues via la Boîte Confidentielle :

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Les données personnelles que vous nous fournirez seront traitées par PLANETA CORPORACIÓN, S.R.L., avec le NIF B61441127 et dont le siège est situé Calle Juan Ignacio Luca de Tena, 17, 28027 Madrid, en tant que responsable et gestionnaire du Système d'Information Interne du Groupe Planeta. Si les informations fournies concernent l'une des entreprises faisant partie du Groupe Planeta, vos données pourront être communiquées à cette entreprise afin de procéder aux démarches nécessaires concernant le sujet que vous nous avez soumis.

Nous vous informons également que les données pourront être traitées dans le but de résoudre votre demande, recevoir et gérer les plaintes ou alertes signalées et, le cas échéant, mener l'enquête correspondante, ainsi que de vous offrir les garanties prévues dans la Politique du Système d'Information Interne. De plus, nous pourrons traiter les données afin de prouver le bon fonctionnement de notre modèle de conformité et pour défendre les droits de l'entreprise.

Objectif

Description de l'objectif et base de légitimation

Base de légitimation

Résolution des demandes

Nous traiterons les données pour répondre aux demandes formulées concernant le fonctionnement et la gestion du Système d'Information Interne et/ou le modèle de conformité réglementaire.

Intérêt légitime

Réception et traitement de la plainte ou alerte que vous nous signalez

Nous traiterons les données pour recevoir des plaintes, décider s'il convient ou non d'ouvrir une enquête sur les plaintes reçues, également dans le but de mener l'enquête correspondante sur les faits signalés, protéger le lanceur d'alerte contre les représailles, prendre, si nécessaire, les mesures correctives appropriées et, le cas échéant, entamer des actions légales contre les personnes dénoncées et/ou des tiers.

Obligation légale et intérêt public

Prouver le bon fonctionnement du Système d'Information Interne et conserver des preuves pour la défense de l'entreprise

Nous pourrons conserver vos données pour prouver le bon fonctionnement de notre modèle de conformité.

Intérêt légitime et obligation légale

Si votre communication concerne l'une des entreprises du groupe Planeta, nous vous informons que nous pourrons communiquer les données afin de réaliser les démarches nécessaires concernant le sujet que vous nous soumettez. Nous vous informons que, dans certains cas, les données personnelles des dénonciations peuvent être transmises aux forces de sécurité, aux juges ou aux tribunaux, ainsi qu'à toute autre autorité compétente si elles sont requises pour le respect d'obligations légales.

En outre, lorsqu'il y a des indices que les faits signalés pourraient constituer une infraction, il existe l'obligation de transmettre immédiatement les faits au ministère public. Si les faits signalés peuvent affecter les intérêts financiers de l'Union Européenne, ils doivent être transmis à la Procureure Européenne.

Nous vous informons qu'il est possible que vos données personnelles soient transférées en dehors de l'Union Européenne ou de l'Espace Économique Européen. Dans tous les cas, le responsable s'assurera que ces traitements de données soient toujours protégés par des garanties appropriées, pouvant inclure (i) des clauses contractuelles types approuvées par l'UE, ou (ii) des certifications tierces. Dans certains cas, vos données peuvent être transférées en fonction de l'une des exceptions prévues à l'article 49, telles que lorsque (i) vous consentez au transfert, (ii) le transfert est nécessaire pour des raisons importantes d'intérêt public, ou (iii) le transfert est nécessaire pour la formulation, l'exercice ou la défense de réclamations.

Les données personnelles des plaintes traitées seront conservées et bloquées dans le Système d'Information Interne pendant toute la durée de l'enquête et, généralement, pour les objectifs suivants :

Pendant une période maximale de dix (10) ans, conformément à la loi sur la protection des lanceurs d'alerte.
Lorsque le fait signalé constitue une infraction ou une violation administrative, pendant la période de prescription des infractions et des sanctions administratives prévues par le Code pénal ou les lois applicables à chaque cas.

Vous pourrez exercer vos droits d'accès, de suppression, de rectification, d'opposition, de limitation et de portabilité en vous adressant par écrit à l'entreprise à laquelle vous signalez (Boîte postale 14036 (08080 - Barcelone) ou à : canal@grupoplaneta.info). De plus, vous pourrez, lorsque vous le jugerez approprié, déposer une plainte auprès de l'Agence espagnole de protection des données.

Vous pouvez contacter notre Délégué à la protection des données par écrit à l'adresse dpo@planeta.es ou à Grupo Planeta, À l'attention du Délégué à la protection des données, Avda. Diagonal 662-664, 08034 Barcelone.